CALLIOPÉ Conférence

En évoquant le terme Conférence, les premières images qui nous viennent généralement à l’esprit sont : événement professionnel d’envergure, réunion à grande échelle, présentation avec des intervenants experts, débats, confrontation d’idées…

La Conférence désigne un cadre organisationnel, faisant partie de la catégorie des conventions et des congrès, qui réunit souvent un grand nombre de personnes une pour débattre, réfléchir sur un sujet spécifique.

Mais savez-vous réellement ce que cet évènement professionnel peut apporter à votre entreprise et aux participants ?

Pourquoi organiser une Conférence ?

L’organisation d’une Conférence apporte de nombreux bienfaits à une entreprise. Très souvent, on planifie cet événement pour :

  • mobiliser ses collaborateurs en vue d’atteindre un objectif précis ;
  • mobiliser ses pairs autour d’une nouvelle stratégie ;
  • sensibiliser sur une problématique donnée ;
  • faire émerger des idées (brainstorming) ;
  • débattre sur une question d’actualité ;
  • stimuler le changement…

Par ailleurs, la Conférence est l’opportunité rêvée pour vous faire un nom dans votre secteur d’activité en démontrant votre savoir-faire et votre expertise.

C’est l’occasion idéale pour asseoir votre crédibilité et vous forger une réputation de leader d’opinion. Enfin, cet événement professionnel est propice aux rencontres : il vous permet d’élargir votre réseau.

Vous souhaitez organiser une conférence ?

Le mode d’emploi
pour organiser une Conférence réussie

Bien évidemment, votre événement professionnel ne portera ses fruits que si vous l’organisez dans les règles de l’art. 

Organiser une conférence réussie se met en place en l’anticipant plusieurs mois à l’avance et en veillant à son organisation.

Avant l’évènement

Établir le budget que vous pouvez allouer

En tenant compte de toutes les dépenses, aussi bien les dépenses fixes que variables.

Définir l’objectif et le thème de la Conférence

Ce sont ces paramètres qui vous permettront de définir le profil des participants, ainsi que le lieu approprié à l’évènement mais surtout quel conférencier.e choisir.

Déterminer la liste des participants

N’invitez que les personnes qui sont concernées par le sujet de votre Conférence.

Choisir le lieu

En fonction du profil des participants tout en gardant à l’esprit que le lieu doit être conforme aux valeurs de votre entreprise, d’une jauge adaptée et facilement accessible.

Choisir la ou les dates de la Conférence

Quand vous voulez mais toujours, hors week-ends, jours fériés, ponts, vacances scolaires, jours d’élection …

Définir la durée de la Conférence

Cela va dépendre du nombre de participants mais aussi du sujet et de la typologie de conférence. 45 mn pour une simple démonstration, jusqu’à 2 jours si des débats ou travaux sont envisagés (et/ou si le nombre de personnes est supérieur à 250)

Effectuer les démarches nécessaires

La réservation de l’espace événementiel, l’envoi des invitations et des relances, sans oublier de réserver la prestation du conférencier.

Le jour J

Le jour de la Conférence, vous devez arriver suffisamment à l’avance pour donner les dernières instructions ; faire un dernier briefing avec les intervenants et les différents prestataires ; accueillir les invités et veiller au respect du timing.

Après l’évènement

N’oubliez pas de remercier tous les intervenants et les participants ; de proposer aux participants de répondre à un questionnaire de satisfaction ; de faire un compte rendu de la Conférence et de partager les photos et les vidéos sur les réseaux sociaux.

Pourquoi participer à une Conférence ?

Si les entreprises ont de nombreux intérêts à organiser une Conférence, les participants ont eux aussi tout à gagner à accepter les invitations des organisateurs. De même que l’entrepreneur qui est à l’origine de cet événement professionnel,
les invités qui y assistent ont l’opportunité d’élargir leur réseau relationnel.

Mais ce n’est pas tout, participer à une Conférence permet également de trouver une nouvelle source d’inspiration et de booster sa motivation,
ainsi que son énergie entrepreneuriale.

Et enfin, et surtout : la participation à une Conférence permet d’acquérir de nouvelles connaissances.